关于合并高校档案管理的思考

作     者：黄晓莎 黄光斌 

作者机构：湖南省公安专科学校 湖南省档案局 

出 版 物：《档案时空》 (Archives Space)

年 卷 期：2007年第2期

页      面：30-31页

学科分类：1205[管理学-图书情报与档案管理] 12[管理学] 120503[管理学-档案学] 

主　　题：档案管理体制 合并高校 《高等学校档案实体分类法》 档案工作规范 档案管理办法 普通高等学校 档案机构设置 集中统一管理 

摘      要：1、档案管理体制不完善。国家教委于1989年、1993年分别颁布了《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》，各高等院校就是依据这些标准和规范来开展档案工作，档案工作在服务教学、科研等方面发挥了应有的作用。但由于时间跨度过长，出现了许多新情况、新问题，特别是近几年蓬勃发展的高校合并，无论是办学观念、办学规模、专业设置、师资力量，还是经济效益较以前都有了明显的提高，而与之配套的档案管理机制并未有效建立和健全，缺乏相应的监管机制和监管办法。首先，在领导体制上不能完全实现在校（院）长领导下，确定一名校（院）长分管档案工作。据了解，大部分合并高校实际上分校区办学，人、财、物相对独立，档案工作即便实现统一领导，也是形式上的。还有少部分合并高校合而不并，仍然各自为政，只是冠名了合并学校的牌子，人员、体制没有任何变化，档案工作要实现统一领导更无从说起。其次，从档案机构设置上看，1989年《普通高等学校档案管理办法》从机构编制、建馆条件等方面作了明确规定。高校合并后，在校生、档案资料数量急剧增加，而档案机构的设置并未随之调整。第三，从高校档案部门履行职能上看，有的合并高校成立了新的档案管理机构和组织，明确了新的责任，但受档案分散管理的影响，高校档案部门履行指导、监督职能不能到位，实际上还是沿袭了合并前的档案管理体制。第四、从档案管理模式看，不能实现集中统一管理，无法实现高校档案资源的整合。高校合并应包括档案在内的全方位的合并，这有利于档案资源的整合。但合并初始，高校面临着规划建设、科研资金扶持、更新教学设备等一系列问题，投资新建一个综合性档案馆，将各校区档案集中统一管理，其难度是显而易见的。笔者走访过几所高校，有的校（院）长直言不讳地说，学校面临着征地扩建，需要大量的资金，档案馆库建设只能滞后。